Несмотря на пренебрежительное отношение к документированию, тот же Остап Бендер в борьбе за деньги Корейко завел на него целое «дело». Что и помогло Великому комбинатору стать миллионером. И, хотя «слово не воробей», но «что написано пером, того не вырубишь и топором». Все заявления, пожелания, жалобы и вообще любые письма с точки зрения законодательства считаются обращениями.
Конституция Украины провозглашает: «Все имеют право направлять индивидуальные или коллективные письменные обращения или лично обращаться в органы государственной службы, органы государственного местного самоуправления, к должностным и служебным лицам этих органов, которые обязаны рассмотреть обращение и дать обоснованный ответ в установленный законом срок». А все нормы, устанавливающие порядок обращений граждан и рассмотрение таких обращений, установлены Законом Украины «Об обращении граждан».
Так что же нужно знать начинающим борцам с бюрократией?
Слово «бюрократия» имеет французское происхождение и переводится как «господство канцелярии». В свою очередь «канцелярия» в переводе с позднелатинского означает «письмоводитель». И представляет собой отдел учреждения, ведающий делопроизводством.
Если вы хотите добиться успеха в решении какого-либо вопроса (при письменном обращении), то любые взаимоотношения с организацией необходимо строить только через канцелярию. Именно в этом случае ваше письмо получит статус официальной бумаги: оно будет зарегистрировано в журнале, на нем появится входящий номер и дата. С этого момента начнется отсчет времени, отпущенного учреждению на ответ. Поэтому перед походом в канцелярию, не забудьте вооружиться двумя экземплярами письма. Один экземпляр останется в канцелярии, а второй со штампом, входящим номером и датой вы заберете с собой.
,
Важно правильно оформить обращение.
Обращение составляется на имя руководителя учреждения. (Если вы не знаете фамилию и инициалы руководителя, допускается только указание должности. Например: директору, начальнику и т.п.)
Обязательно нужно указать вашу фамилию, имя, отчество. (Анонимные обращения не рассматриваются);
Место проживания (адрес) необходим для того, чтобы вы получили ответ на вопрос, который вас волнует;
Обращение должно быть четко сформулировано по сути;
Желательно избегать риторических вопросов, длинных дискуссионных отступлений;
В обращении не допускаются оскорбления и нецензурные выражения;
Заканчивается обращение подписью. Если обращение коллективное, то подписями обращающихся.
Теперь о сроках рассмотрения обращений.
Обычное обращение, не требующее дополнительное изучения, рассматривается в течение 15 дней со дня получения;
Если требуется проверка изложенных в обращении фактов, то ответ вы получите в течение 30 дней;
Если 30 дней не достаточно для решения вашего вопроса, то вам должны дать промежуточный ответ, в котором сообщат о продлении сроков рассмотрения обращения. (Но не более чем на 45 суток).
Если вы все-таки ошиблись с адресатом, и в компетенцию данного учреждения не входит решение этого вопроса, то письмо в течение 5 дней будет направлено по назначению.
Бороться за свои права можно также и с помощью почты. В этом случае не обойтись без адреса учреждения, в которое вы решились обратиться. Соблюдая все вышеперечисленные требования к оформлению обращения, вы запечатываете конверт,
и …
Далее события могут развиваться в двух направлениях:
– вы полагаетесь на удачу, опускаете письмо в почтовый ящик (в этом случае у вас не останется доказательств вашего обращения);
– вы отправляетесь на почту и посылаете письмо с уведомлением о вручении (в этом случае у вашего письма будет исходящая дата, и вы сможете проконтролировать срок получения ответа).
Для «продвинутых»: переписка с инстанциями через Интернет не является официальной и носит информационный характер.
Завершились ваши эпистолярные мучения, получен ответ. Ответ на обращение обязательно подписывает руководитель или его заместитель, но если вы внимательно изучите ответ, то ниже подписи руководителя, мелкими буквами наверняка будет написано «Исп. Иванов», (а может быть Петров, и т.д.) и номер телефона. Если какой-то момент в письме вам не ясен, вы можете позвонить по этому телефону, так как именно этот человек разбирался в вашей проблеме и готовил ответ.
Для тех, кто не любит писать письма и органически не переносит слово «канцелярия», существует другой способ решения проблем – запись на личный прием к руководителю. Этому мы вас научим в следующий раз.
Отдел связей с общественностью, СМИ и МРР ГНИ в Ленинском районе г. Севастополя
